Üblicherweise wird der Ablauf einer Mediation in 5 Phasen eingeteilt, denen ein Erstgespräch vorangestellt und Nachgespräch folgt.

Bevor die Mediation im eigentlichen Sinne beginnt, wird ein kostenloses Erstgespräch mit den Beteiligten geführt. Hier wird besprochen, wer die Beteiligten sind und wie viele Personen an dem Mediationsprozess teilnehmen.

Phase 1 – Vorstellung des Mediationsverfahrens

In der ersten Phase der Mediation geht es im Wesentlichen um eine erste Vorstellung, Orientierung und eine vertrauensvolle Atmosphäre der Beteiligten. Das Entstehen und der Aufbau eines verbindlichen und offenen Rahmens wird gemeinschaftlich besprochen und gemeinsame Regeln für die Mediation werden festgelegt.

Phase 2 – Themenbeschreibung

Die Themen der Medianden werden abgefragt und beschrieben und eine gemeinsame Liste der zu besprechenden und zu bearbeitenden Themen sowie Sichtweisen der Medianten festgelegt.

Phase 3 – Konfliktbearbeitung

Ziel der 3. Phase (als sog: "Herzstück der Mediation") ist die Konflikterhellung. Die Hintergründe des Konfliktes sollen hier herausgearbeitet werden.

Phase 4 – Lösungen

Die Phase 4 des Mediationsprozesses ist dadurch gekennzeichnet, dass die Medianten selbst möglichst viele Lösungsideen erarbeiten, wie ein Einvernehmen aussehen kann. Dabei sollen die gefundenen Lösungen möglichst viele deutlich gewordene Interessen und Bedürfnisse und Werte ausgleichen. Ziel ist es, eine tragbare Lösung für den Alltag zu finden. Angestrebt wird die "Win-Win-Situation", in der die Parteien ihre Interessen gewahrt sehen.

Phase 5 – Einigung

In der letzten Phase erarbeiten die Medianten eine verbindliche Abschlussvereinbarung, wie die gefundene Einigung umgesetzt werden soll. Diese kann schriftlich festgehalten werden. Der Ausgang des Mediationsverfahren ist parteibestimmt (vgl.: § 1 Abs. 1 MediationsG).